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業務のシステム化、どうしたらいいのか分からない!そんな悩みにお答えします



「システム化したいけれど、何からはじめたらよいのか分からない」。
「システム化にはコストがかかるのでは?」。
「どこに依頼すればいいのか、見当もつかない」。

こうした悩みや疑問をもたれている企業の方々は、とても多いのではないでしょうか。
とくに、「これまでExcelで行なっていた業務をシステム化したい」というような、規模的にもコスト的にもさほど大きくないシステム構築を考えているときは、「自分たちではできないけれど、システム開発会社に頼むのは、なんだか大げさな気がする」と、依頼に二の足を踏んでしまうケースもあるようです。

私たち(株式会社リバティ・イノベーション)は、そんな企業の方々から声をかけていただきたいと思っています。


●専門用語を使わないていねいな説明

現在、手がけている業務も、まさに「Excelで行なっていた業務をシステム化したい」というご依頼です。

依頼主は従業員10名以下の運送業者さん。
これまではExcelを使って配車の管理から請求までを行なっていましたが、捌ける量の限界に達し、「システム化しなければ」と考えていたそうです。

しかし、「システム化にはコストがかかる」という漠然としたイメージがあることに加えて、どの業者に発注したらよいのかも分からない状態。
インターネットで検索して電話で問い合わせてみると、そこはホームページの制作会社だった、なんてこともあったそうです。

私たちが最初に行なったことは、ていねいで、ITの知識がない人にも分りやすい説明です。
まずは、システム化したときのイメージを、チラシのようなかたちの提案書にまとめました。
もちろん専門用語は使わずに、です。

システム化によるメリットとして挙げたのは、以下の3つです。

❶離れている場所から、社長が自社のシステムに入って、状況を確認できるようになる。

❷ホームページから受発注が可能になる。
以前からホームページはありましたが、ほとんど活用されていませんでした。以前は事務員さんが顧客から電話やファクスなどで受注を受け、オペレーターさんがそれを入力していましたが、顧客にホームページ上で直接入力してもらうことで大幅な省力化につながります。

❸ドライバーへの指示がワンクリックで行なえる。
ドライバーさんへの指示は、発注書を事務員さんが写真に撮り、LINEで送っていました。システム化することで、ホームページで受けた発注をワンクリックでドライバーさんに転送することが可能になります。

システム構築をはじめるにあたっては、お客様の業務を理解しなければなりません。
私たちは2名の社員を3日ほど派遣。実際の作業をしながら、システム構築に必要な情報を十分に聞き取りました。
また、臨時の事務員を雇っていただくような形態をとることで、お客様への負担も軽減できました。

まだ作業中の事例ではありますが、これまで3日かかっていた作業が数分で終わるなど、お客様にはシステム化のメリットを実感していただいています。


●エンジニア+財務部門のコラボレーションで無理のないシステム化を提案

このように、ITの知識がまったくなくてもシステム構築を依頼することは可能です。
とはいえ、やはりコストは気になるところでしょう。
その不安を取り除くことができるよう、私たちは、エンジニア(開発部門)に財務部門が同行してヒアリングを行なうようにしています。

エンジニアは常に最上のものを求めるあまり、自分たちがつくりたいシステムを提案しがちです。
結果、コストが膨れ上がることも多々あります。
ですが、お客様の財務状況を理解できる人間が同行すれば、コスト面で無理のない提案が可能になるのです。
加えて、補助金の活用についてもアドバイスさせていただいていますので、「想像していたほどコストがかからない」と思われるお客様が多いのが事実です。

先述の実例では、お客様の業務すべてをいっぺんにシステム化せず、ステップバイステップで作業を進めています。
こうすることで、お客様の収益に応じてシステム構築に振り分ける予算を増減することができます。
これも財務部門が同行することによって生まれるメリットだと考えています。

知識の面でもコストの面でも、システム化のハードルは決して高くありません。
「システム化って大変そう」。
そう思われている企業の方々、ぜひ一度ご相談ください。

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