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【自動予約受付サービス】“Prime-iSys”とは?



ネット環境さえあれば、すぐに利用可能
わずらわしい作業は一切ナシ!

私たちが開発した“Prime-iSys”。前述したように地域医療機関が中核病院の診療や検査を予約できるサービスですが、最大のメリットは24時間無人で予約受付ができること。しかもインターネットを介してスマホやパソコンのブラウザだけで利用できるため、特別な設備や専用のネットワークは必要ありません。
しかし、一般のインターネットを利用するため、セキュリティ対策は万全でなければなりません。そこで通信中の暗号化は当然ですが、患者さんの個人情報漏えいを防ぐために、予約処理した後に個人情報を即刻削除してシステム内部に保持しない仕組みにいたしました。

このサービスを導入いただいた中核病院様では、予約を受け付けた際に予約票が即座にFAXで通知されるほか、予約状況の照会・変更・取り消し、空枠の確認・変更、院内確保、そのほか各種帳票の出力が可能です。また、利用者である地域医療機関様では、希望する検査機器の空枠が一目瞭然ですので、患者さんをお待たせすることなく、その場でスケジュールを確定させることができます。このほか、予約した日程や検査時の注意事項等が記載された予約票が出力され、その場で患者さんにお渡しすることができます。
このように、電話やFAX で予約をしていた従来に比べて、中核病院様では電話対応時間の短縮による作業軽減が実現し、地域医療機関様でも、わざわざ申請書を送付するなどの手間が省略されました。しかも、地域医療機関側は無料でこのサービスをご利用いただくことができます。


ムダを省いて予約システムだけに特化
低コストでサービス提供が可能に

ところで、なぜ弊社は低コストでサービスを提供できるのか。皆さん気になるところだと思いますが、結論から申し上げますとそれはシンプルであるからです。
もう少し具体的にお話しますと、弊社のサービスは検査予約業務の完全自動化を目指したものではなく、単に予約受付スタッフのご負担を減らすことを目的としています。ですから本サービスで行えることは、利用者に検査の空枠を提示してご希望を伺い、予約した内容を受付スタッフに伝えることだけです。
そう聞いた多くの方は「何だ。それだけではシステム化する意味がない!」と思われるかもしれませんが、予約業務の自動化を実現するためには、電子カルテ等の基幹系システムとネットワーク連携する必要があります。それはシステムが複雑となり、非常に高い導入コストが必要となります。

しかし、私たちが目指したのは、お手軽、簡単、低コストでしかも効果がすぐに実感できるものです。本サービスで行えることは限られていますが、電話受付業務が混雑する時間帯や受付スタッフ不在の時、および夜間、休日にいたるまで24時間、受付業務を代行します。つまり休みなく働く電話受付のアルバイトを、わずか数十円程度の時給で雇ったとお考えいただければご理解しやすいかと思います。実際に、これを導入することで職員の超過勤務が削減されて、費用対効果を実感されている病院様もございます。


医療機関のご要望に合わせて
カスタマイズも引き受けます

ただし、いくつかの課題もあります。それは、電子カルテなどで管理している検査機器のスケジュールと、外部に公開する予約枠と、どのように競合を避けるのかということ。
「予約情報を院内のシステムに再入力しなければならない等の手間は変わらないのでは?」。
確かにその通りなのです。しかし、これは運用を工夫することである程度カバーできます。

弊社のお客様の事例ですが、外部予約を受け付ける地域連携室では専用の予約枠を持って、インターネットにはその一部を公開し、予約情報を受け取ると、すぐに電子カルテに連携します。また、外部予約枠は予め設定した期限になると自動的に外部公開から除外され、院内予約専用として利用されますが、実はこの専用枠のおかげで一般利用枠と競合せずに予約が取れるため、常連の利用者様には好評で、結果的に検査機器の利用率向上に貢献しています。このように、サービス自体はシンプルですが、お客様の運用形態に合わせた細かい設定が可能となっています。

弊社は大手メーカー様とは異なる視点から予約システムを構築し、自社でシステムの設計、開発、運用支援の全てを実施しているため、小回りが利くというのが大きなセールスポイント。お客様がご利用いただく上で必要な機能については、積極的に対応します。
その実現にはお客様に寄り添い、Face to Face で何を求められているのか理解することが大切。
お客様のご意見ご要望からは、様々な課題が見えてくるほか、次の改善につながる貴重なヒントが得られるため、できる限り定期的な訪問を心がけています。

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