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PMOを派遣したら1年足らずでブラックな現場が改善した話

株式会社リアルインベント 編集部

株式会社リアルインベント


株式会社リアルインベント 編集部です。今回は、アウトソーシング請負業務の実情を絡めて、弊社(そしてBTLに出店しているIT企業)のような現場寄りの企業がもつ力について紹介させていただきます。

まずはIT業界に詳しくない方のために、ざっくりと説明しましょう。
大企業がインフラ構築やシステム開発を行う場合、大手SI(システムインテグレーター。SIerとも呼ぶ)と委託契約を結び、SIは自社だけでなく複数のIT企業に作業を発注するのが一般的です。

身近なところでは、家の建築をイメージするといいでしょう。施主が建設会社に施工を発注すると、建設会社は工務店や水道・ガス・電気工事などの各業者に発注しますよね。そして施主から直接、受注を受けた建設会社は、現場監督を派遣して業務の管理を行います。
つまり、SIは営業や提案、要件定義、プランニング、そして現場の管理と、プロジェクト全体を見る役割を担っているわけです。加えて、プロジェクトがいったん完成を見たあとの保守・運用も、SIが行います。

大掛かりなプロジェクトでは、こうしたシステムが有効に働きます。お客様にとっては、複数のIT企業を相手に打ち合わせなどをするより、窓口がSIひとつであるほうが楽ですし、トラブルがあったときも問い合わせ先がどこになるのか悩む必要がありません。それ以前に、そもそも弊社のような小さな企業では、プロジェクトに必要な人手を確保すること自体が難しいのが現実です。

ただし、プロジェクトの規模によっては、中小企業に分類されるIT企業に直接依頼したほうが有利なことがあります。弊社を含め、多くの中小IT企業は協業できるパートナー企業をもっており、1社で請け負うのが難しい案件にも対応しているので、BTLをご覧になっている方々にとっては、予算面を含めてメリットのほうが多いといえるでしょう。


●現場の混乱をPMO的な立場で解決

IT関係のプロジェクトにおいて、家づくりでいうところの現場監督にあたるのがPMO(プロジェクトマネジメントオフィス)です。プロジェクトの内容はもちろん、スケジュールを把握・管理し、人員をどう配置するかなどを決める役割を担います。先述の通り、大規模なプロジェクトでは通常、SIのスタッフが就く立場です。

過去の話ですが、アウトソーシング請負業務として関わっていたにもかかわらず、PMO(当時はこの呼称がなかったので「サブリーダー」でしたが)を派遣したことがありました。
具体的な社名などは伏せますが、システム構築(ストレージの増設作業)とマイグレーション(プログラム、データ、OSなどの環境やプラットフォームの移行や変換)を同時並行で行う、かなり大規模なプロジェクトです。弊社のようなIT企業が何社も関わり、現場はかなり混乱していました。作業メンバーの稼働時間が300時間/月を超えるほどで、リーダーも作業に回ってしまうような状態です。

なんとか改善したいと相談された弊社は、経験豊富な社員をサブリーダーに任命してもらい、徹底的に現場の管理を行ないました。ちなみに弊社社員7名のうち、4名がPMOとしての仕事が可能な能力をもっています。
まずは改善のための調査を開始。スケジュールを確認し、誰がどのように作業しているかを表にあらわします。次にシステム構築とマイグレーションの作業を切り分け、担当を明確に、シフトも決めて、優先順位の高いものから作業に当たらせるようにしました。
そうやって混乱していた現場をなんとか立て直したあとは、新人でも作業ができるように手順書などを作成し、人数を増やして稼働時間を抑えました。全体で2年ほどかけたプロジェクトでしたが、結果的には1年足らずで300時間/月以上だった稼働時間を200時間/月弱程度まで抑えることができたのです。
こうした改善策は、やって当たり前のことのように思われるかもしれません。しかし、業務が逼迫している状態では、やらなければならない目の前の作業に追われ、多くの問題に気づくことができなくなってしまうものなのです。


●大切なのはプランニング!

IT関連に限らず、自社の理念のひとつに「PDCA(プランニング・実行・評価・改善)」サイクルを掲げる企業は多いと思います。弊社も同様で、業務のクオリティを高めるために、この考えが必須だと考えています。

弊社がとくに重視しているのはP(プランニング)。何のために業務に取り組んでいるのかを常に自問自答しつつ、計画づくりをしています。
プランニングがいい加減だと、上記のような混乱を現場にもたらします。大規模なプロジェクトのプランニングを練り直し、作業の効率化を実現した実績は、弊社の経験として非常に大きなものでした。1回目の記事でお伝えしたように、弊社は他社と比べて圧倒的に優れたところがある企業ではありませんが、この経験を通して培った能力は、確実に弊社の強みにつながっていると信じています。

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